Request for Proposal

Why are you filling out this form?

Delivering Healthcare at Aldebba Camp, Northern State
Mobile Clinic and Outbreak Response in Tawila
RFP – Others

Organization Information and Due Diligence

Organization Name اسم المنظمة

Year of Establishment:

Organization Headquarters Address

Address Line 1

Address Line 2

City

State / Province / Region

Postal Code

Country

Website URL

Type NA if not applicable

experience Briefly المخاطر

Facebook

type NA if not applicable

Briefly describe your organization’s work, highlighting your core activities and recent experience—especially in implementing Moblie Clinic

Briefly describe your organization’s work, highlighting your experience in delivering healthcare to underserved communities

Is your organization registered in Sudan?

Please upload the organization registration in Sudan

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload You can upload up to 3 files.

Has your organization received and managed international donor funding before?

How did your organization receive international donor funds? Please describe the method(s) used and indicate the currency and type of account used.

If yes, list donors

Please upload the organization most recent Annual report

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload You can upload up to 3 files.

What was the organization's total revenue for the year 2025?

Please provide a list of the names and roles of the organization's Board of Directors or Executive Committee members?

Full legal name

Role

Primary Contact Person المسؤول الرئيسي للتواصل

Contact person name اسم مسؤول التواصل

First

Last

Position المنصب

type NA if not applicable

Contact person email البريد الإلكتروني

Contact person WhatsApp واتساب مسؤول التواصل

Please upload a copy of your ID يرجى ارفاق نسخة من بطاقة الهوية الخاصة بك.

Drag & Drop Files, Choose Files to Upload You can upload up to 3 files.

What is the location of the project? and Why? ما هو موقع المشروع؟ ولماذا اخترت هذا الموقع؟

What specific sites (e.g., IDP camps, shelters, schools) will your project target? Please justify your selection. ما هي المواقع المحددة (مثل: معسكرات النازحين، الملاجئ، المدارس) التي سيستهدفها مشروعك؟ يرجى تبرير اختيارك.

Who is your project targeting? من هم الفئات/الأشخاص المستهدفون في مشروعك؟

Describe your approach to operating the mobile clinic 5 or 7 days per week? صِف نهجك في تشغيل العيادة المتنقلة لمدة 5 أو 7 أيام في الأسبوع.

How will you ensure outbreak preparedness, including malaria and cholera surveillance, as the rainy season approaches?كيف ستضمنون الاستعداد لمواجهة تفشي الأمراض – بما في ذلك ترصد الملاريا والكوليرا – مع اقتراب موسم الأمطار؟

. How will you conduct community health education sessions and engage the displaced community ?كيف ستُجري جلسات التثقيف الصحي المجتمعي وتُشرك مجتمع النازحين؟

Describe your implementation plan including timeline. activities, key milestones and expected start and end dates. اشرح/ي خطة التنفيذ الخاصة بك بما في ذلك الجدول الزمني، والأنشطة، والمعالم الرئيسية، وتواريخ البدء والانتهاء المتوقعة.

Provide an overview of your staffing structure. Who will lead and manage the project locally? قدّم/ي لمحة عن هيكل الكادر/الطاقم في مشروعك. من سيقود ويدير المشروع محليًا؟

What are the security measures that you will undertake to ensure the staff and beneficiaries safety? ما هي التدابير الأمنية التي ستتخذونها لضمان سلامة الموظفين والمستفيدين؟

Please describe how you will procure the items related to the health services that will be provided in the clinic

Could you please provide a detailed plan fow how you will manage complicated cases that needs to be referred to a bigger health facility

Has your organization already identified or established relationships with suppliers capable of providing medications and supplies for the clinic

If yes, please provide details including supplier names, locations, and past collaboration history

If no, please describe in detail how your organization will identify, vet, and contract such suppliers

Are you able to procure ITN (ناموسية)

Outline your timeline for the clinic to be ready to operate? حدد الجدول الزمني لتجهيز العيادة للعمل

Explain your risk and security management measures for operating in unsafe/remote areas ? شرح تدابير إدارة المخاطر والأمن المتبعة للعمل في المناطق غير الآمنة أو النائية

Explain how you will be able to handle Outbreak Cases? اشرح كيف ستتمكن من التعامل مع حالات تفشي المرض.

What criteria will you use to identify and select beneficiaries for the net distribution ? and how are you planning to identify those beneficiaries? ما هي المعايير التي ستستخدمونها لتحديد واختيار المستفيدين من توزيع الناموسيات في المواقع المستهدفة؟ وكيف تخططون لتحديد هؤلاء المستفيدين والتحقق من أهليتهم؟

How will you collect and verify beneficiary data (e.g., name, gender, age)? كيف ستقومون بجمع والتحقق من بيانات المستفيدين (مثل: الاسم، النوع/الجنس، العمر)؟

What challenges do you anticipate in implementing this project, and how will you address them? ما هي التحديات التي تتوقعونها في تنفيذ هذا المشروع، وكيف ستتعاملون معها؟

Please describe your plan for producing and providing marketing materials, including photos and video documentation, to showcase project activities and outcomes يرجى وصف خطتكم لإنتاج وتقديم المواد التسويقية، بما في ذلك الصور وتوثيق الفيديو، لإبراز أنشطة المشروع ونتائجه.

Attestations

Legal Status

We are a legally registered organization in Chad and authorized to operate in Adre.

Political Neutrality

We confirm that our organization is politically neutral. We do not support or oppose any political or military group or agenda, and we will deliver assistance solely based on humanitarian need.

Inclusivity and Non-Discrimination

We will ensure fair and equitable access to services regardless of ethnicity, gender, age, religion, displacement status, or political affiliation, with specific attention to the most vulnerable.

Safeguarding and Protection

We confirm that we have safeguarding policies and procedures in place, including PSEA, child safeguarding, gender inclusion, and we will apply survivor-centered, trauma-informed approaches—especially for GBV-related services.

Data Protection and Confidentiality

We confirm that we will collect and store beneficiary data safely, maintain confidentiality, and ensure informed consent, particularly for women and GBV survivors.

Video documentation التوثيق بالفيديو

I understand that I am required to provide at least one (1) short video testimonial from project beneficiaries on the ground. أفهم أنني مطالب/ة بتوفير ما لا يقل عن فيديو قصير واحد (1) لشهادة/إفادة من مستفيدي المشروع على أرض الواقع.

Photo documentation التوثيق بالصور

I understand that I am required to provide at least ten (10) photographs documenting the project activities, ensuring they are captured with the best quality possible. أفهم أنني مطالب/ة بتوفير ما لا يقل عن عشر (10) صور فوتوغرافية توثّق أنشطة المشروع، على أن يتم التقاطها بأفضل جودة ممكنة.

Reporting التقارير

I understand that I am required to submit a report detailing both the narrative and financial aspects of the activities no later than one (1) week after the completion of the project activities. أفهم أنني مطالب/ة بتقديم تقرير يوضح الجوانب السردية/الوصفية والمالية للأنشطة، وذلك في موعد لا يتجاوز أسبوعًا واحدًا (1) بعد اكتمال أنشطة المشروع.
I will comply with and use the project report template provided by SAMA when preparing and submitting my report. سألتزم باستخدام نموذج تقرير المشروع الذي توفره منظمة SAMA عند إعداد وتقديم تقريري.

Future funding disqualification الحرمان من التمويل المستقبلي

I understand that failure to deliver the project or report as agreed may result in disqualification from future funding and/or a request to return the grant funds. أفهم أن عدم تنفيذ المشروع أو تقديم التقرير كما هو متفق عليه قد يؤدي إلى حرماني من التمويل المستقبلي و/أو طلب إعادة أموال المنحة.

SAMA Policies سياسات جمعية ساما